Jak si vybrat profesionální e-mailovou adresu [+ nápady na jméno]

Emailová adresa má větší význam, než si myslíte. Může propůjčit vaši důvěryhodnost jako profesionála nebo firmy. V závislosti na tom, jak profesionálně vypadá, může dokonce rozhodnout o uzavření obchodu.

Vaše e-mailová adresa je také klíčem k budování důvěry u klientů a zákazníků. První dojem, který udělá, když uvidí váš e-mail ve své schránce, má velký vliv na budování důvěry a reputace.

Pokud jste používali něco jako [email protected], mám pro vás špatnou zprávu. Existuje mnoho důvodů, proč taková e-mailová adresa vypadá neprofesionálně. Přečtěte si, proč tomu tak je, a zjistěte, co je dobrá profesionální e-mailová adresa.

Profesionální firemní e-mailová adresa má vždy vlastní doménu. Běžné domény jako @gmail.com nebo @outlook.com vypadají neprofesionálně. Proč?“

Protože si pomocí těchto zdrojů může vytvořit účet kdokoli. Tyto typy domén jsou ideální pro osobní účty. Snižují však vaši reputaci, což může ovlivnit důvěru klientů ve vaši značku.

Důvěryhodní profesionálové a firmy používají doménové jméno, které je pro ně jedinečné. Může to být název značky nebo samotné společnosti – plusové body, pokud se jedná o doménu samotné webové stránky. Zákazníci si tak snadno spojí váš e-mail s vaší značkou, zejména pokud máte společnou rukojeť.

Vytvořit si vlastní doménu je snadné. Existuje mnoho poskytovatelů, kteří nabízejí řešení hostované e-mailové domény, ale já se podělím o svého osobního favorita, kterým je produkt společnosti Google, Gsuite. Klikněte zde a začněte s Gsuite.

Stojí 6 USD /uživatel/měsíc a získáte přístup ke všem produktům Google včetně Disku Google o velikosti 30 GB, Dokumentů Google (Word, Excel, Powerpoint v cloudu) a můžete se přihlásit ke svému firemnímu e-mailu buď prostřednictvím gmailu.com, nebo si můžete do počítače nakonfigurovat e-mailového klienta, jako je Outlook, který bude s Gsuite pracovat.

Gsuite je mým favoritem nejen kvůli Disku Google a bezproblémovému přihlášení na Gmail.com, ale také kvůli následujícím funkcím:

  1. Zachování soukromí vaší IP adresy vynecháním informací o IP adrese odesílatele ze všech hlaviček e-mailů. Místo toho se v řádku Přijato zobrazuje pouze IP adresa poštovního serveru Gmail.
  2. Google je velmi citlivý na spam, nebudete tak obtěžováni lidmi, kteří se vám snaží prodat věci, o které nemáte zájem.
  3. Přihlášení pomocí Google
  4. Přípony Chrome

Výběr formátu

Když už máte doménu, musíte si nyní vybrat formát e-mailové adresy. Ten je stejně důležitý jako doména. Bez ohledu na to, jak profesionálně doména vypadá, pokud máte e-mailovou adresu typu „dragonslayer67“, nikdo vás nebude brát vážně.

Níže se budu zabývat různými způsoby, jak formát vymyslet. Ještě předtím si ale pamatujte, že jakmile si jednou nějaký vyberete, měli byste ho kvůli kontinuitě vždy používat. Mějte na paměti, že formát by měl vyhovovat i stovkám zaměstnanců.

Sedm nejoblíbenějších formátů profesních e-mailových adres:

Nyní si probereme některé příklady profesionálních e-mailových adres na příkladu fiktivní postavy Sherlocka Holmese, který pracuje na Baker Street.

Použití jména

Nejběžnějším a nejefektivnějším formátem pro e-mailové adresy je kombinace jména a příjmení. Takže naše postava by pak měla e-mailovou adresu například [email protected]

V tomto formátu si lidé snadno zapamatují, s kým mluví a o jakou společnost jde.

Můžete také zvolit, aby mezi nimi byly znaky jako „.“ nebo „_“ či „-„. Může to přidat trochu zmatku, ale výhodou je, že bude jasné, kde končí křestní jméno a kde začíná příjmení.

V menších firmách je také přijatelné používat pouze křestní jméno nebo příjmení, například takto: [email protected] U větších společností to však není proveditelné. Je vysoká pravděpodobnost, že existuje alespoň jeden pár zaměstnanců se stejným jménem nebo příjmením.

Zkrácení jména

Někteří lidé se rozhodnou místo celého jména používat iniciály. Sherlock Holmes by pak měl e-mail jako [email protected] nebo [email protected] Opět můžete použít znak pro oddělení iniciály od jména.

Pokud se vám nelíbí používání iniciál, můžete zkrátit jméno, příjmení nebo obojí. Vypadalo by to asi takto: [email protected] nebo [email protected] nebo [email protected]

Použití jména oddělení

Ředitelé a další výše postavení pracovníci mohou při korespondenci s klienty potřebovat používat své jméno. Pokud však potřebujete, aby se klienti nebo zákazníci ve všech svých záležitostech obraceli na jednu profesionální e-mailovou adresu, možná budete muset místo toho použít obecný název oddělení.

V případě obecných dotazů je můžete místo toho nasměrovat na adresu [email protected] V případě obav týkajících se prodeje je nechte poslat e-mail na adresu [email protected]

Přemýšlejte o zobrazovacím jménu svého e-mailu

Jakmile budete mít formát, nezapomeňte nastavit zobrazovací jméno svého e-mailu. Použitím svého jména a příjmení nic nezkazíte. Sherlockova zpráva by se v doručené poště zobrazovala takto: Sherlock Holmes ([email protected]).

Někteří podnikatelé a profesionálové však používají netradiční jména. Mohou přidat název firmy, aby lidé na první pohled věděli, s kým mluví. Sherlockův e-mail může vypadat třeba takto: Sherlock @ Baker Street ([email protected]).

V případě e-mailových adres oddělení můžete místo toho použít název společnosti. Příklad: Baker Street ([email protected]).

Zapomeňte na tyto zásady

Kromě výše uvedených nápadů na profesionální e-mailové adresy byste měli mít na paměti také následující rady:

Nepoužívejte čísla

Na světě žije více než 7 miliard lidí a více než 4,33 miliardy z nich používá internet. Šance, že vaše preferovaná koncovka je stále k dispozici k použití, je mizivá. V takovém případě je použití čísla k odlišení vašeho e-mailu od jejich skvělým nápadem.

Tento postup však raději přenechte osobním e-mailovým účtům. V profesionálním světě vypadá číslo v handle pochybně.

To je jedna z nejlepších výhod používání vlastní domény – nemusíte používat čísla, abyste byli jedineční.

Nepoužívejte přezdívky

Pokud Sherlockovi přátelé říkají Sherry, nemusí to dávat najevo svým klientům, šéfům a spolupracovníkům. To znamená, že používání e-mailové adresy jako [email protected] je nepřijatelné.

Nepoužívejte pozice ani profese

Nezáleží na tom, jak vysoko sedíte, vyvarujte se uvádění své pozice v e-mailové adrese. Co se stane, když bude povýšen nebo degradován? Musel by to dát vědět všem svým kontaktům.

Užívat svou profesi takto: [email protected] je také neprofesionální. Příjemce tato informace pravděpodobně nebude zajímat. Nejlepší bude, když to místo toho uvedete na řádku podpisu.

Nezmiňujte své afiliace

Výše uvedená rada se vztahuje na jakoukoli vaši afiliaci, jako je náboženství, rasa nebo dokonce pohlaví. Opět platí, že příjemce to pravděpodobně nebude zajímat. Pokud je pro vás důležité, aby vás oslovil správným zájmenem, uveďte do podpisového řádku „paní“, „pane“ nebo jiný identifikátor.

Slova na závěr

Jak jsem vysvětlil výše, vytvoření profesionální e-mailové adresy je snadné. Musíte k tomu pouze najít správný nástroj. Celý proces by neměl zabrat více než 20 až 30 minut.