Vastausstrategiat positiivisiin riskeihin

Negatiiviset riskit ovat tilanteita, joissa projektissa voi mennä pieleen. On kuitenkin mahdollista, että riskit ovat myös positiivisia. Kyllä, oikeasti! Meillä on tapana ajatella projektinhallinnassa vähemmän positiivisia riskejä, luultavasti siksi, että tiimin jäsenet, johtajat ja projektin sponsorit keskittyvät enemmän siihen, mikä voisi mennä pieleen.

Positiiviset riskit ovat tilanteita, jotka voisivat tarjota suuria mahdollisuuksia, jos ne vain valjastetaan tehokkaasti. Positiivisiin riskeihin vastaamiseksi on olemassa myös virallisia johtamisstrategioita. Ne ovat: hyödyntäminen, jakaminen, parantaminen ja hyväksyminen. Tarkastellaan niitä tarkemmin.

Hyödyntäminen

Tässä reagointistrategiassa yritetään varmistaa, että riski toteutuu, jotta tilanteesta saadaan koettu hyöty. Yksinkertaisia keinoja tähän voisi olla tiimin kouluttaminen, jotta he saisivat lisätaitoja, tai toimitustesi muokkaaminen hieman niin, että ne vastaavat paremmin tilaisuuteen. Muista, että positiivisen riskin ei tarvitse koskea vain luomiasi tuotoksia. Se voi koskea myös tapaa, jolla luot niitä.

Erinomainen esimerkki tästä on, jos joku tiimistäsi keksii keinon lyhentää projektin aikataulua 10 %, jos teet muutoksen projektinhallintaprosessiin. Kouluttamalla ihmisiä uuteen prosessiin voit lisätä todennäköisyyttä, että hyödynnät tilaisuutta toimittaa 10 % nopeammin. Voi olla vaikeaa keksiä tapoja, joilla voisit hyödyntää tilaisuutta niin, että toteutat tilanteen. Vietä hieman aikaa aivoriihessäsi ja katso, mitä voit keksiä.

Jaa

Erinomainen esimerkki jakovastauksesta on työn tarjoaminen. Saatat huomata, että tarjouksesi olisi menestyksekkäämpi, jos tekisit yhteistyötä (eli jakaisit) toisen yrityksen kanssa. Mahdollisuus (tässä tapauksessa tarjouksen voittaminen) toteutuisi todennäköisemmin, jos työskentelisitte tiiminä. Toinen esimerkki voisi olla, että jos olet rakentamassa jotakin, kumppanuus jonkin tietyn komponentin osalta erikoistuneen yrityksen kanssa saattaisi antaa sinulle etulyöntiaseman.

Parannus

Mahdollisuuden parantaminen voi toteutua, kun keskityt tilaisuuden syihin. Toisin sanoen, mitkä ovat ne tekijät, jotka saavat tämän positiivisen riskin tai mahdollisuuden toteutumaan? Mieti, miten voit vaikuttaa näihin tekijöihin. Tämä voi tapahtua esimerkiksi ottamalla käyttöön ohjelmisto-ominaisuuksia, jotka tekevät uudesta tuotteesta markkinoitavamman tai jaettavamman.

Se perustuu siihen, että pystyt riittävästi artikuloimaan, mikä saa aikaan hyödyllisen tilanteen toteutumisen, jotta voit keskittää ponnistuksesi tarkoituksenmukaisesti. Kutsu kaikki projektiryhmän jäsenet yhteen ideoimaan. Sinun on helpompi miettiä, miten tilanteeseen voidaan parhaiten reagoida, sillä positiivisiin riskeihin vastaamisen strategioita voi olla haastavaa hahmottaa.

Hyväksy

Kuten edellä, tämä on ”älä tee mitään” -reaktio. Se on täysin pätevä vastaus, mutta se saattaa vaatia hieman selittelyä projektin sponsorille. Se tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, että hyväksyt, että tilaisuus tarjoutuu tai ei tarjoutuisi. Et tee mitään vaikuttaaksesi siihen kummallakaan tavalla, etkä laadi mitään suunnitelmia sen käsittelemiseksi. Todennäköisimmät tilanteet tämän lähestymistavan käyttämiseen ovat:

  • Kun toimintaan ryhtyminen tulee liian kalliiksi siihen hyötyyn nähden, jonka saisit takaisin, jos tilaisuus toteutuisi.
  • Kun toimintaan ryhtyminen on suhteettoman työlästä: suunnitelmien laatiminen riskin toteutumisen todennäköisyyden perusteella on liian vaivalloista: on liian suuri vaiva toteuttaa suunnitelmat.

Voi olla muitakin tilanteita, joissa sen sijaan et tekisi mitään. Kunhan valitset tämän vaihtoehdon harkittuna lähestymistapana etkä siksi, ettet ehtinyt tehdä päätöstä, niin se on hyvä.

Puhutaan positiivisesta riskistä

Useimmiten riskienhallinnassa keskitytään siihen, että yritetään välttää tilanteita, jotka ovat projektin kannalta huonoja. Siksi voi olla vaikeaa saada ihmiset ajattelemaan asioita, jotka voivat mennä oikein, ja sitä, miten näissä tapauksissa voit hyödyntää tilannetta ja ottaa siitä kaiken irti. Käytä projektilautakunnan kokouksia lähtökohtana tällaiselle keskustelulle.

Minkä tahansa näistä positiivisista riskinhallintastrategioista valitsetkin, riskinhallintastrategia olisi kirjattava riskirekisteriin.