Get It Together! How to Organize Your Business in 2021

Managing Your Finances

On hyvä aika ottaa askel taaksepäin ja arvioida uudelleen: Kuinka järjestäytyneeksi tunnet itsesi juuri nyt asteikolla 1-10? Siinä erittäin epätodennäköisessä tapauksessa, että vastasit 10, voit lopettaa lukemisen juuri nyt. Meille muille on monia pieniä muutoksia, joita voit tehdä tänään, jotta huominen päivä olisi paljon tehokkaampi.

Sijoittamalla hieman ylimääräistä aikaa näiden kahdeksan liiketoiminta-alueen järjestämiseen saat suuria hyötyjä, kun kyse on liiketoiminnan kasvusta myöhemmin.

Organisoi sisältömarkkinointipyrkimyksesi

Tehokas sisältömarkkinointi helpottaa potentiaalisten asiakkaiden löytämistäsi ja luottamusta sinuun. Pienen yrityksen omistajana sinulla ei todennäköisesti ole tuntikausia aikaa käyttää sisältöstrategiaan, luomiseen ja levittämiseen. Siksi ponnistelujen organisointi on niin tärkeää. Tässä on muutamia tapoja tehdä tämä:

  • Luo toimituksellinen kalenteri. Varmista, että luot sisältöä johdonmukaisesti aikatauluttamalla se kaikki kalenteriin. Etkö ole varma, mistä aloittaa? Content Marketing Institute tarjoaa hyviä työkaluja, vinkkejä ja ilmaisen mallin. (Pro-vinkki: Sinun ei tarvitse julkaista sisältöä joka päivä. On parempi julkaista vähemmän, laadukkaita kappaleita, joita yleisösi pitää erittäin arvokkaina.)
  • Valitse sosiaalinen media viisaasti. Sosiaalisia verkostoja on niin paljon, että voit helposti hukkua niihin. Mieti, kuka on yleisösi ja mitä kanavia he todennäköisesti käyttävät. Aloita olemalla läsnä vain yhdessä tai kahdessa ja lisää sitten lisää, jos se on järkevää. Sosiaalisen median strategian luominen on loistava tapa nähdä lintuperspektiivistä, missä olet, ja varmistaa, että kaikki ponnistelut ovat hyvin tarkoituksellisia ja tehokkaita.
  • Ulkoista. Jos budjetissasi on ylimääräistä rahaa, harkitse freelance-kirjoittajan palkkaamista auttamaan toimituksellisen kalenterin täyttämisessä. Sivustot, kuten Upwork, voivat auttaa sinua löytämään täydelliset kirjoittajat viestejäsi varten.

Perfect Your Project Management

Yrityksesi koosta riippumatta tulee todennäköisesti eteen tilanteita, joissa sinun on hallittava ja koordinoitava projekteja muiden urakoitsijoiden tai työntekijäryhmien kanssa. Järjestäytyneeksi johtajaksi tuleminen lisää huomattavasti todennäköisyyttä onnistua. Pari tapaa, joilla voit terävöittää projektinhallintataitojasi:

  • Investoi projektinhallintaohjelmistoon. Yallan tai Basecampin kaltaisten ratkaisujen avulla voit helposti jakaa työt työntekijöille ja urakoitsijoille ja pitää viestintälinjat sujuvina ilman kitkaa.
  • Aseta projektin välitavoitteet. Laadi aikataulu, jossa on tiettyjä projektin saavutuksia, jotta kaikki tietävät, mitä odotetaan ja mihin mennessä.

Pyrkimys virheettömään talouteen

Yrityksen talous ei ehkä ole suosikkisi liiketoiminnan harjoittamisessa, mutta se on olennainen osa. Voit kasvattaa yritystäsi nopeammin (ja välttää tilintarkastuksen) pitämällä talousasiat kunnossa. Tee tämä hankkimalla vahva käsitys kuluistasi, odotettavissa olevasta veroilmoituksesta ja käyttöpääomasta.

Tässä on pari pientä asiaa, joilla voit tehdä valtavan vaikutuksen talousorganisaatioon:

  • Investoi pilviohjelmistoon. Käytä järjestelmää (kuten FreshBooks) pitääksesi tulot, menot ja projektit järjestyksessä. Näin talousraportointisi on helppo nakki, etenkin veroajalla. Koska se on pilvipohjainen, voit myös hallita raha-asioitasi milloin ja missä tahansa, mikä vähentää mahdollisuuksia unohtaa jotain tärkeää.
  • Aseta budjetti. Tämä perustavanlaatuinen mutta välttämätön taloudellinen siirto auttaa sinua ennakoimaan tuloja, hallitsemaan menoja ja varautumaan odottamattomiin tilanteisiin.

Virtaviivaista aikataulutusta

Jos käytät useampaa kuin yhtä sovellusta tai kalenteria aikataulutukseen, nyt on luultavasti hyvä hetki yhdistää. Kun sinulla on sekä yksityis- että työelämäsi samassa paikassa, varmistat, ettet missaa mitään tärkeää tai varaa itseäsi kahteen kertaan.

Tehokkaita (ja enimmäkseen ilmaisia) työkaluja ovat esimerkiksi:

  • Google Calendar (ilmainen iOS- ja Android-käyttöjärjestelmille)
  • Cal (ilmainen iOS- ja Android-käyttöjärjestelmille)
  • TeuxDeux (3 dollaria/kuukausi, vain iOS-käyttöjärjestelmille)

Katsele palkanlaskentaprosessiasi läpi

Työntekijöidesi ja alihankkijoittesi tyytyväisyyden pitämisen pitäisi olla prioriteettilistallasi korkealla. Miltä loppujen lopuksi tuotoksesi näyttää ilman onnellista ja motivoitunutta tiimiä? Tee tilannekatsaus palkanlaskentaprosessiisi: Onko viime vuoden aikana ollut ongelmia, jotka ovat johtaneet siihen, että jollekin on maksettu palkka myöhässä tai palkka on jäänyt kokonaan maksamatta? Onko mahdollisuuksia virtaviivaistaa prosessia? Onko mahdollista vähentää aikaa ja rahaa, jonka palkanlaskenta maksaa yritykselle?

Kun olet tarkastanut nykytilanteesi, kokeile, voisiko jokin näistä erittäin hyödyllisistä palkanlaskentaratkaisuista auttaa ratkaisemaan havaitsemasi ongelmat (ja mikä parasta: ne molemmat integroituvat saumattomasti FreshBooks-tiliisi!):

  • Gusto (vain USA)
  • PaymentEvolution (vain Kanada)

Organisoi toimistosi

Vaikka lähes 90 % maailmanlaajuisista työntekijöistä on tyytymättömiä työympäristöönsä, on todennäköistä, että voit tehdä joitain parannuksia oman toimistosi tuottavuuden parantamiseksi. Riippumatta siitä, työskenteletkö toimistossa, kotona vai jaetussa työtilassa, voit tehdä paljon luodaksesi ympäristön, joka edistää suorituskykyä ja yleistä onnellisuutta, kuten:

  • Puhdista tarpeeton sotku. Jotain, mitä et ole käyttänyt vähään aikaan? Heitä se pois (tai lahjoita se). Käy läpi kohoavat asiakirjapinot ja arkistoi tai silppua & kierrätä tarpeettomat paperit.
  • Järjestä arkistosi. Hanki edullisia säilytyslaatikoita ja/tai kansioita, joihin voit arkistoida tärkeät paperit, kuitit ja muut asiat, joihin ei tarvitse päästä usein käsiksi.
  • Go green. Pieni määrä vihreyttä voi auttaa pitkälle. Itse asiassa tutkimus on osoittanut, että tuottavuus voi kasvaa 15 % pienellä toimistokasvillisuudella.

Always Be Learning

Tutki kaikki tärkeimmät kongressit tai konferenssit, joihin haluaisit osallistua vuoden aikana. Valitse ne, jotka auttaisivat sinua parhaiten liiketoimintatavoitteissasi, sitoudu osallistumaan niihin ja merkitse ne kalenteriisi. Näin varmistat, ettet varaa liikaa aikaa ja voit suunnitella projektit sen mukaisesti.

Katso tämä luettelo konferensseista, joita ei voi jättää väliin, jotta saat etsimistäsi vauhtia.

Mestaroi ajankäytön hallinta

Ajanhallinta – Se voi ratkaista tai rikkoa projektiesi onnistumisen ja yleisen tuottavuutesi. Jos et ole vielä löytänyt itsellesi sopivaa järjestelmää, tässä on muutamia hyväksi havaittuja tekniikoita, joita voit kokeilla:

  • Testaa Pomodoro-tekniikkaa. Tässä tekniikassa työskentelet 25 minuutin aikapätkissä, jotka erotetaan toisistaan 5 minuutin tauoilla. Tämä voi auttaa parantamaan lyhyen aikavälin keskittymistä, kun tietää, ettei tauko ole koskaan kaukana.
  • Kokeile ABCDE-menetelmää. Tätä menetelmää on hyvä käyttää, jos sinulla on niin paljon tekemistä, ettet edes tiedä, mistä aloittaa. Se voi auttaa määrittelemään, mistä aloittaa, mitä lopettaa ja mihin lopettaa – näin pääset ylikuormituksesta valmiiksi askel kerrallaan.
  • Noudata 80/20-sääntöä. Yleinen periaate, jota sovelletaan työnkulkuusi, on, että 20 prosenttia vaivannäöstäsi tuottaa 80 prosenttia tuloksesta. Esimerkiksi se, että pystyt tunnistamaan, mitkä asiakkaat tai projektit vaativat vähiten vaivaa ja maksavat eniten, voi laittaa liiketoimintasi kasvun hyperajoon.

Etkö ole varma, käytätkö aikaasi viisaasti? Harkitse aikapäiväkirjan pitämistä. Se voi auttaa sinua näkemään, mihin työaikasi kuluu ja käytätkö ne tehokkaasti.
Onko sinulla vinkkejä, joiden avulla muut yrittäjät voisivat organisoitua paremmin? Kerro meille alla olevissa kommenteissa.

Tämä viesti päivitettiin tammikuussa 2018.

Tietoa kirjoittajasta

FreshBooks on #1 kirjanpito-ohjelmisto pilvipalvelussa, joka on suunniteltu tekemään laskutuksesta kivutonta yritysten omistajille ja heidän tiimeilleen. Tänä päivänä yli 24 miljoonaa pienyritystä käyttää FreshBooksia lähettääkseen vaivattomasti ammattimaisen näköisiä laskuja, järjestääkseen kuluja ja seuratakseen laskutettavaa aikaa.